オンライン会議の開催方法

• オンライン会議とは
  インターネットを通じて映像や音声・会議資料を共有し、離れた場所からコミュニケーションを取る会議のことです
  インターネットが使える環境であればどこにいても会議に参加することができます
• オンライン会議の準備
  ・使用するサービスを決める…自団体に最も適切なサービスを選びましょう
  ・日程の調整
  ・インターネットに接続できる環境の用意
• オンライン会議のコツ
  ・できるだけ大きく反応する
  ・身振り手振りは相手にその様子が見えていることを確認しながら行う
  ・なるべく静かな部屋や環境で、一人で参加する
  ・発言する時以外は、周囲の音を拾わないようにマイクを切っておく

オンライン会議とは、インターネットを通じて映像や音声・会議資料を共有し、離れた場所からコミュニケーションを取る会議のことです。
インターネットが使える環境であればどこにいても会議に参加することができます。
オンライン会議は今、会議や研修などさまざまな場面で利用されています。企業では、テレワークの開始や業務の効率化のために、オンライン会議を導入するケースが増えています。
従来の対面の会議に比べて移動費や移動時間の削減、会場費の削減などにつながります。
こうしたことから、市民活動団体にも対面での会議とオンラインでの会議を使い分けて活動している団体がたくさんあります。

オンライン会議の準備として、どのサービスを利用して行うかを考えます。
現在はさまざまなオンライン会議のサービスがあります。自団体に最も適切なサービスを選びましょう。
選ぶポイントとして、例えば、そのサービスが有料なのか無料なのか、何人と会議ができるか、サービスの使いやすさなどが挙げられます。

会議の参加者と日程調整し、会議の開催日時を決定します。これは対面で実施する会議と同じです。
参加者は、決まった日時に自宅のパソコンやスマートフォンなどからオンラインの会場に集まります。インターネットに接続できる環境を用意することが必須です。

オンライン会議では、話し相手の様子は画面越しにしかわかりませんし、自分の様子も画面に映る範囲でしか伝えられません。対面で会議をする時よりも身振り手振りが見づらく、目線や場の雰囲気なども感じにくいことがあります。
また、参加者のパソコンやスマートフォンの周囲の音が、他の参加者全員に聞こえることもあります。例えば、家の近くを電車が通過する音が多くの人の耳に入ることになります。
これらを改善するために、以下の点に気を付けてみましょう。

• できるだけ大きく反応する（頷く、OKサインを出す　など）
• 身振り手振りは相手にその様子が見えていることを確認しながら行う
• なるべく静かな部屋や環境で、一人で参加する
• 発言する時以外は、周囲の音を拾わないようにマイクを切っておく

初めは難しく感じますが、慣れるとオンライン会議でも対面会議と同じように話し合いが可能です。
全員が同じ音を聞いているので、あちこちで違う話にそれていくこともありません。議題に沿って活発に意見交換することができます。
オンライン会議は、対面会議の代わりとしても有効ですし、オンライン会議だからこその良さもあります。場面に応じて使い分けて、市民活動をより活性化させていきましょう。

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